बिज़नेस चलाना एक कठिन कार्य है। ऐसी बहुत सी चीजें हैं जिन पर हर समय आपकी निरंतर नजर और ध्यान देने की जरूरत है। यह सब तब कठिन होता है जब आप एक नए बिज़नेसमेन होते हैं जो चीजों के शीर्ष पर रहने की कोशिश कर रहा होता है और एक ही समय में कई चीजें कर रहा होता है।
कई बिज़नेस चीजों और सबसे महत्वपूर्ण खर्चों पर नज़र रखने के लिए संघर्ष करते हैं। यह अंततः कई समस्याओं की ओर ले जाता है, खासकर वर्ष के अंत के दौरान।
फाइनेंसियल प्रबंधन के सबसे बुनियादी फैक्टर्स में से एक है – खर्चों पर नज़र रखना, रिकॉर्ड करना और उनका विश्लेषण करना। यदि कोई इसे सही ढंग से करता है, तो वह निश्चित रूप से भविष्य में होने वाले जोखिमों से बच सकता है। आप अपने बिज़नेस की बेहतर योजना भी बना सकते हैं और अपने बिज़नेस में नकदी प्रवाह को धीमा कर सकते हैं।
चाहे आपका छोटा सा बेकरी बिज़नेस ही क्यों ना हो। बिज़नेस में खर्च सामान्य लेकिन आवश्यक हैं जो आपके बिज़नेस को पेरोल लागत, स्टॉक और किराए जैसे संचालन में मदद करते हैं। कुछ सबसे सामान्य बिज़नेस के खर्च इस प्रकार हैं:
- विज्ञापन देना
- कमीशन
- बैंक शुल्क
- ठेका मजदूर
- परामर्श शुल्क
- लाभ
- देय राशि और अन्य सब्सक्रिप्शन
- डाक और वितरण
- कार्यालय की आपूर्ति
- वेतन
- प्रिंटिंग आदि
- यात्रा करना
- सॉफ़्टवेयर
- अन्य उपयोगिता
इन सभी खर्चों के साथ अपने बिज़नेस के खर्चों को ट्रैक करना आपके लिए महत्वपूर्ण हो जाता है। तो आइए देखें कि यह कैसे करना है।
अपने छोटे बिज़नेस के खर्चों को कैसे ट्रैक करें
इन सरल लेकिन महत्वपूर्ण चरणों के साथ, आप अपने खर्चों को मैनेज और ट्रैक करने में सक्षम होंगे।
एक बिज़नेस बैंक खाता खोलें
एक बार जब आप अपना बिज़नेस शुरू कर देते हैं, तो आपको एक नया बिज़नेस बैंक खाता खोलना होगा जिसका उपयोग केवल आपके व्यावसायिक लेनदेन के लिए ही किया जाना चाहिए। ऐसे उदाहरण हो सकते हैं जहां आप अपने पर्सनल बैंक खाते का उपयोग व्यावसायिक लेनदेन करने के लिए कर सकते हैं लेकिन यह कभी भी दूसरा रास्ता नहीं होना चाहिए।
साथ ही, आपके बिज़नेस के लिए एक समर्पित खाता होने से आपके पर्सनल बैंक खाते का उपयोग करने की संभावना कम हो जाएगी, और यह ट्रैकिंग को भी आसान बना देगा।
एक उपयुक्त एकाउंटिंग सिस्टम चुनें
एक अन्य महत्वपूर्ण कदम है आपके बिज़नेस के लिए एक उपयुक्त लेखा प्रणाली का होना। बाजार में कई सॉफ्टवेयर उपलब्ध हैं और आप आसानी से उस एप्लिकेशन को चुन सकते हैं जो आपके बिज़नेस के लिए उपयुक्त हो। यदि नहीं, तो आप सभी खर्चों को ट्रैक करने के लिए एक स्प्रेडशीट का उपयोग भी कर सकते हैं।
कैश या प्रोद्भवन एकाउंटिंग चुनें
जब आप अपना अकाउंटिंग सिस्टम सेट करते हैं, तो आपको अकाउंटिंग या प्रोद्भवन अकाउंटिंग में से किसी एक को चुनना होगा।
प्रोद्भवन एकाउंटिंग लंबा है और बढ़ते बिज़नेस, बड़े बिज़नेसों और कर्मचारियों के साथ बिज़नेसों के लिए महत्वपूर्ण है। इस प्रकार के एकाउंटिंग में, आप किसी उत्पाद को बेचते समय इनकम दर्ज कर सकते हैं, न कि जब आप भुगतान प्राप्त करते हैं। और जब खर्चों की बात आती है तो आप उन्हें रिकॉर्ड करते हैं जब आप बिल जेनरेट करते हैं न कि जब भुगतान किया जाता है।
जबकि कैश एकाउंटिंग में, जिसे आमतौर पर छोटे बिज़नेस के मालिकों, फ्रीलांसरों और मालिकों द्वारा चुना जाता है, आप लेनदेन को रिकॉर्ड करते हैं।
अपने फाइनेंसियल संस्थानों से जुड़ें
अब, एक बार जब आप अपने बिज़नेस के लिए एक एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का चयन कर लेते हैं, तो आपको इसे अपने फाइनेंसियल संस्थानों से जोड़ना चाहिए ताकि धन को सरल तरीके से ट्रैक किया जा सके। यह सुरक्षित है और यह आपके डाटा की सुरक्षा करता है।
यदि आप इसे अपने बैंक से जोड़ने के साथ ठीक नहीं हैं, तो आप सभी बैंकिंग लेनदेन को सीधे अपने सॉफ़्टवेयर में डाउनलोड कर सकते हैं या इसे ऑटोमैटिक रूप से खाते में पोस्ट कर सकते हैं। यह निश्चित रूप से ट्रैकिंग को आसान बनाता है।
रसीदों को ठीक से प्रबंधित करना शुरू करें
अपने बिज़नेस के खर्चों को ट्रैक करने का एक अन्य तरीका मोबाइल ऐप का उपयोग करना है जो आपको एकाउंटिंग में मदद करेगा। ये ऐप आपको चलते-फिरते खर्चों को ट्रैक करने और रसीद की तस्वीरें लेने और चीजों को आसान बनाने के लिए सॉफ्टवेयर पर अपलोड करने की अनुमति देते हैं। यहां आप उन्हें स्टोर कर सकते हैं और जहां भी आवश्यक हो उन्हें संलग्न कर सकते हैं।
सभी खर्चों को तुरंत रिकॉर्ड करें
कोई फर्क नहीं पड़ता की आप क्या करते हो, बस आपको सभी खर्चों को ठीक से और लगन से रिकॉर्ड करना चाहिए; इसके बारे में कोई दूसरा रास्ता नहीं है। चाहे वह मैन्युअल रूप से हो या किसी ऐप की मदद से आपको यह करना होगा। ऐप का उपयोग करना निश्चित रूप से इसे मैन्युअल रूप से करने से अधिक फायदेमंद होगा क्योंकि आप कुछ चीजों को याद कर सकते हैं।
बिज़नेस के खर्चों की सम्पूर्ण जानकारी आपको रखनी ही चाहिए। उन्हें रिकॉर्ड करने से आपको पता चल जाएगा कि आप सबसे ज्यादा पैसा कहां खर्च कर रहे हैं और आपको कहां रुकने की जरूरत है। इससे आपको पैसे बचाने और फिर उनका सही क्षेत्र में उपयोग करने में सही मदद मिलेगी।
एक खर्च ट्रैकर ऐप का उपयोग करने पर विचार करें
अपने सभी खर्चों को ट्रैक करने के लिए एक ऐप प्राप्त करें। यह विशेष रूप से उपयोगी है क्योंकि बहुत सारे खर्च हैं जो आप कर रहे हैं क्योंकि आप एक बिज़नेस चला रहे हैं; इसलिए हर छोटे से खर्च का ध्यान रखें। आज बाजार में कई अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर और ऐप उपलब्ध हैं जो आपके बिज़नेस के खर्चों को प्रबंधित करने और ट्रैक करने में आपकी मदद कर सकते हैं।
मुझे उम्मीद है कि इस लेख से आपने अपने बिज़नेस के खर्चों को ट्रैक करना सीख लिया है और उन्हें करना शुरू कर देंगे। ऐसा करना आपके लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि इससे आपको और आपके बिज़नेस को ही फायदा होगा और इसे बढ़ने में मदद मिलेगी।